Normas de Etiqueta en el Teléfono:

Nuestro buen hacer y actuar también aplica para cuando recibimos una llamada o hacemos una llamada, por lo cual dejaremos algunas reglas de etiqueta que pueden hacernos la vida mas agradable.

- Al responder la llamada utilice un tono entusiasta y conteste lo más pronto posible, procure no hacer esperar a quien está llamando a no ser que sea totalmente necesario.

- Cuando estemos llamando debemos identificarnos inmediatamente y si no es atendida nuestra llamada, dejamos nuestro nombre y número de. Si nuestro nombre es poco común, debemos deletrearlo.

- Si se está escuchando música, se debe interrumpir o bajar el volumen mientras se atiende el teléfono.

- En caso de que comparta el espacio cercano con otra persona durante la llamada, se debe procurar  hablar en un tono suave, especialmente si se trata de una conversación personal. Si es la otra persona la que está respondiendo una llamada, lo correcto es que nos retiremos mientras él termina la conversación.

- Si se está en horario laboral se debe hacer un correcto uso del tiempo mientras se habla por teléfono.

- Cuando alguien hace una llamada que he solicitado, se debe tomar el teléfono en cuanto esté lista nuestra llamada.

- Sea cortés con la otra persona y a la vez un buen oyente durante la llamada.

- No “entre en confianza” con la persona en la otra línea si se trata de un desconocido, y nunca le llame “primor”, “corazón”, “amigo”, etc. o utilice el “vos” o “tu” pues es de muy mal gusto esta práctica.

- Muestre que está interesado y utilice el nombre de quien le habla.

- Si tiene que dejar el teléfono durante la llamada, regrese tan pronto como pueda. Si se tarda más de lo que pensó para obtener la información, regrese de vez en cuando al teléfono con unos datos progresivos.

- Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como importante. Piense que aunque a usted no le parezca importante el asunto que se esté mencionando, quizá para el otro eso es vital.

- Cuando sea necesario denegar una solicitud, de explicación con mucho tacto.

- Discúlpese por los errores o atrasos.

- Tómese el tiempo para ser útil. Si promete devolver una llamada para suministrar más datos, mantenga su promesa.

- Trate a sus compañeros de trabajo con la misma cortesía telefónica que brinda a sus clientes.

- Al responder una llamada, diga por ejemplo:

“¿Podría decirme quién lo llama?, No está ahora en su oficina. ¿Podría llamar más tarde?”

“Lo lamento pero está atendiendo otra llamada ¿Desea esperar o que lo llame más tarde?”

“El señor XXX no está hoy en la oficina. Lo esperamos de regreso mañana”

“El señor XXX no está en este momento en su oficina pero espero regrese pronto”

“¿Tendría a bien deletrear su nombre por favor?”

“¿Me da su número telefónico por favor?”

“Me cercioraré de que reciba su mensaje”

Formas incorrectas de responder son: “No está, XXX Quiere saber quién lo llama, Llame más tarde, No está, Todavía está al teléfono, ¿Qué quiere hacer?, El señor XXX no vendrá hoy y no sé cuándo volverá, No sé dónde está”